"Duurzaamheid staat nu meer vooraan op de agenda"

Gelderland is de eerste provincie die met een zogenoemde P4-scan integraal is doorgelicht op het thema ‘maatschappelijk verantwoord ondernemen’. Van twaalf beleidsterreinen en organisatieonderdelen is in kaart gebracht hoe duurzaam de provincie opereert en waar nog verbeteringen mogelijk zijn. "Een gedetailleerd onderzoek, dat helder aan het licht heeft gebracht waar we staan en waar we nog aan kunnen werken", concludeert Coen Volp, sectordirecteur bij de provincie en intern opdrachtgever voor de scan. "Ik draag het instrument van harte uit naar mijn collega-overheden. Hoe vaker de scan wordt toegepast, hoe beter die wordt. Bovendien is dan een onderlinge benchmark mogelijk".

Verbeterslagen
Bij maatschappelijk verantwoord (of duurzaam) ondernemen denken veel mensen in eerste instantie aan het particuliere bedrijfsleven. Daar zijn verbeterslagen mogelijk door economische, ecologische en sociale dimensies van de bedrijfsvoering beter met elkaar in balans te brengen. In vakjargon heet het de triple-P benadering: people, planet en profit. Maar wat betekent duurzaam ondernemen voor een overheidsorganisatie? Hoe kan een overheid doelbewust bijdragen aan duurzame ontwikkeling? "Wij willen ons voortdurend bewust zijn van het feit dat we een verantwoordelijkheid hebben voor het nageslacht", analyseert Volp: "En dat moet je breed zien. Het komt ook tot uitdrukking in het RO-beleid, ook in het personeelsbeleid, het milieubeleid, het verkeer- en vervoerbeleid. Kijk bijvoorbeeld naar het aanbestedingenbeleid: hoe ga je daar om met duurzaamheid? Zo schrijven wij het hergebruik van materialen voor. Op het moment dat je in het RO-beleid of het milieubeleid beleidslijnen uitzet, dan hebben die een doorwerking naar gemeenten en bedrijven. Maar het gaat ook over interne zaken. Een jaar of vier geleden zijn we op een ander soort koffie overgegaan. Juist vanwege die duurzaamheidsgedachte. Het zijn ook de kleine dingen die het doen."

Met preventie naar duurzaam ondernemen
Om de prestaties van een provinciale organisatie nauwkeurig in beeld te brengen is de P4-scan ontwikkeld (P4 staat voor people, planet, profit en provincie). Deze scan is een verfijning van de zogenoemde Duurzaamheidsstrategiescan die eerder is ontwikkeld door adviesbureau BECO. In opdracht van SenterNovem en in samenwerking met de provincie Gelderland is de scan op maat gemaakt voor provinciale organisaties. Dat is gedaan in het kader van het programma ‘Met preventie naar duurzaam ondernemen’ (PreDO). Doel van dit programma is ontkoppeling van economische groei en milieudruk. Met de P4-scan heeft SenterNovem een pasklaar instrument op de plank liggen, waarmee provinciale overheden hun prestaties op dit gebied doelgericht en systematisch kunnen verbeteren. Het is de bedoeling om de scan ook op maat toe snijden voor gemeentelijke organisaties. Volp: "Er is veel tijd gaan zitten in het ontwikkelen van die scan. Welke indicatoren kies je en hoe bepaal je de scores op die indicatoren? De scan signaleert bijvoorbeeld of ik in mijn vergunningvoorwaarden één, twee of vierhonderd duurzaamheidsaspecten toets. Let ik erop in mijn regelgeving? Hetzelfde voor mijn inkoopvoorwaarden. Wat schrijf je in je beleid voor als vestigingsfactor voor bedrijven? Zo kun je dat heel breed maken."

Interviews
De P4-scan is uitgevoerd door BECO en startte met een bijeenkomst met hoofden van afdelingen, projectleiders en directeuren. Volp: "Het gaat om de mensen die de beleidsvelden en interne afdelingen in de voorste regionen goed kunnen overzien. Bij ons ging het om zestien, zeventien mensen." In die startbijeenkomst is het verloop van het onderzoek toegelicht en zijn gedachten uitgewisseld over ambities, visies en beleid op het gebied van duurzaam ondernemen. Vervolgens zijn in interviews aan de hand van gedetailleerde vragenlijsten twaalf organisatieonderdelen onder de loep genomen: strategie en juridische zaken, facilitaire zaken, personeel en HRM, ICT, financiën, inkoop, communicatie en voorlichting, economische zaken, infrastructuur, verkeer en vervoer, ruimtelijke ordening en gebiedsontwikkeling, welzijn, zorg en cultuur en milieu, water en bodem. Is er duurzaamheidsbeleid op die gebieden? Zo ja, is dat vastgelegd? Wordt er bij vergunningverlening op getoetst?

Stakeholders
Naast vraaggesprekken met leidinggevenden binnen de provinciale organisatie, zijn ook interviews afgenomen bij stakeholders waaronder een gemeente, de Kamer van Koophandel en de milieufederatie. Wat verwachten zij van de provincie op duurzaamheidsgebied en hoe vinden zij dat de provinicie het doet? Volp: "Dat levert leuke discrepanties op. Bijvoorbeeld dat externe partijen soms hele hoge verwachtingen hebben en dat ze ons daar laag op scoren, terwijl we feitelijk in de buurt van die hoge verwachtingen komen of daar zelfs overheen gaan. Dat is niet altijd zo, want er zijn ook punten waar we achterblijven bij wat wordt verwacht."

Best practices
De uitkomsten van alle vraaggesprekken zijn gebundeld in een reeks zogenoemde spiegels. Hierin is in de vorm van spinnenwebben grafisch weergegeven hoe de provincie op elk van de indicatoren scoort ten opzichte van best practices op dat gebied. Een voorbeeld is de aandacht voor duurzaamheid bij de ontwikkeling van beleid. Een maximale score wordt gehaald als er in beleidsnota’s specifieke uitspraken worden gedaan over de gevolgen van het voorgestane beleid voor mens, milieu en middelen. Door een heldere grafische weergave ontstaat direct een overzicht van de relatieve prestaties van de organisatie en van mogelijke verbeterpunten. Volp: "Ik was erg blij dat we de resultaten op een hoog abstractieniveau teruggekoppeld kregen. Met de scan zijn onderwerpen geïdentificeerd waar we aan kunnen werken. Je kunt het zien als een 360-graden feed back scan. Je krijgt alles teruggekoppeld."

Meer aandacht
Op alle onderzochte beleidsvelden en organisatieonderdelen zijn verbeterpunten aan het licht gebracht. Volp: "De afronding moet nog plaatsvinden, want we moeten nog een selectie maken waar we mee aan het werk gaan. Op elk terrein is wel een actie mogelijk. Ook bij de interne organisatie zijn op een aantal terreinen wel degelijk een aantal aandachtspunten die de moeite waard zijn om aan te werken. Veel van die punten zijn al voorzien in uitvoeringsprogramma’s, maar krijgen nu wel meer aandacht. We gaan de scan aan GS voorleggen met de bijbehorende analyse en de vertaling in actiepunten. Ik wil ook voorstellen om de scan over een aantal jaren te herhalen zodat we kunnen zien of we voortgang boeken. Je zou kunnen aansluiten bij het ritme van vier jaar waarin we ook de uitvoeringsprogramma’s evalueren."

Onder de korenmaat
Behalve inzicht in de prestaties van de provincie heeft ook het proces, het werken met de scan veel opgeleverd, zegt Volp: "We hadden hier een platform waar mensen van RO en milieu, welzijn en water trouw op acteerden. Dat heeft nu een nieuwe status gekregen. Er zijn meer mensen bij betrokken. Het onderwerp staat nu meer vooraan op de agenda. Een heel belangrijke conclusie is verder dat we teveel onder de korenmaat houden. Op tal van terreinen doen we veel meer dan mensen weten en dat is zonde, want dan maken we geen gebruik van de voorbeeldwerking die van de provincie uit kan gaan. Dus als het gaat om de aandachtspunten voor het vervolg dan liggen die met name op het terrein van communicatie."

Benchmark
Met de ervaringen in Gelderland is de scan op maat gemaakt voor provinciale overheden. Door ook andere provincies met de P4-scan door te lichten, is het mogelijk de scores op verschillende indicatoren steeds objectiever te maken. Daardoor wint het instrument aan waarde en is het mogelijk de prestaties van verschillende provincies met elkaar te vergelijken. Volp: "Ik draag het instrument van harte uit naar mijn collega-overheden, met name collega-provincies. Mensen, treedt alstublieft in en doe hier aan mee. Dan krijg je ook een onderlinge benchmark."

Presentatie van de netwerkbijeenkomst op 13 oktober 2004